نکات مهم در بررسی اسناد الکترونیکی تسویه گرنت در سامانه گلستان - دانشگاه خوارزمی

به استحضار می رساند در بررسی انجام شده از روند شش ماهه اخیر فرآیند الکترونیکی تسویه گرنت۱۴۰۰ و۱۴۰۱ اعضای محترم هیأت علمی دانشگاه، در سامانه گلستان، نکات قابل توجه، جهت یادآوری ارائه می گردد:

به منظور سرعت بخشیدن به تأیید اسناد هزینه تجهیزات اموالی، فرآیند خرید تجهیزات اموالی از محل گرنت، به پیوست ارسال می گردد. (جهت مشاهده کلیک فرمایید)

مطابق با فایل راهنمای پیوست، کارشناسان محترم پژوهشی با توجه به نوع هزینه ثبت شده ( سفر علمی/ شرکت در کنفرانس، خرید تجهیزات، تعمیر تجهیزات کامپیوتری و...) تأیید کننده بعدی سند را از پنجره ایجاد شده، انتخاب نمایند تا سند هزینه در چرخه صحیح بررسی قرارگیرد.

حتماً توجه گردد اصل فاکتورهای معتبر به سند هزینه، پیوست شده باشد؛ کپی فاکتور، فاقد اعتبار است.

۴. بسیاری از موارد ثبت هزینه، فاقد شرح سند می باشند و در مواردی، شرح سند درج شده با نوع هزینه انتخاب شده مطابقت ندارند. عضو محــترم هیأت علمی در زمان ثبت سند هزینه در سامانه گلســـتان، می بایست متناسب با فاکتورهای ارائه شده و نوع هزینه، حتماً شرح سند را نیز درج نماید. به طور مثال اگر «نوع هزینه» خرید تجهیزات اموالی (لپتاپ، تبلت، گوشی هوشمند و ...) انتخاب شده، در شرح سند به عنوان دقیق کالای خریداری شده، اشاره گردد. کارشناسان محترم پژوهشی و مالی هنگام بررسی و تأیید سند، حتماً به این مهم توجه نمایند که شرح سند و « نوع هزینه » و فاکتورهای پیوست به لحاظ محتوا با هم مطابقت داشته باشند.

مبلغ مندرج در سامانه گلستان به عنوان مبلغ هزینه، حتماً با مبلغ فاکتور یا سند پیوست مطابقت داشته باشد. در موارد معدودی، مبلغ مندرج در سامانه گلستان بیش از مبلغ فاکتورهای پیوست بوده است که مستلزم دقت بیشتر می باشد. تأیید سندی که مبلغ مندرج در بخش ثبت هزینه در سامانه گلستان بیش از مبلغ فاکتور پیوست آن می باشد، امکانپذیر نبوده و می بایست همراه با یادداشت کارشناس محترم، جهت اصلاح، به عضو هیأت علمی ارجاع گردد. در برخی موارد نیز جمع مبلغ در فرم خوداظهاری بارگذاری شده ۱۱۲.۵۰۰.۰۰۰ریال بود، اما در تکمیل اطلاعات ثبت هزینه در سامانه گلستان به اشتـــباه، مبـــلغ ۱۱.۲۵۰.۰۰۰ریال درج شده بود که در حقیقت همان مبلغ ۱۱.۲۵۰.۰۰۰ریال از گرنت عضوهیأت علمی، تســویه خواهد شد.

لیست انواع هزینه از محل گرنت، مطابق با آیین نامه، در بخش ثبت هزینه سامانه گلستان قابل مشاهده می باشد. هر « ثبت درخواست جدید » می بایست به یک« نوع هزینه » اختصاص یابد. ثبت انواع گوناگونی از هزینه ها با یک درخواست و یک شماره سند، نادرست بوده و قابل تأیید نمی باشد. ممکن است برای نوع هزینه خرید مواد مصرفی آزمایشگاهی، چندین شرح سند مرتبط و تعدادی فاکتور ثبت گردد، اما به طور مثال: چنانچه در هنگام ثبت هزینه توسط عضو هیأت علمی، نوع هزینه، خرید مواد مصرفی آزمایشگاهی انتخاب شود، ثبت هزینه چاپ مقالات در ذیل آن مجاز نمی باشد و همچنین نمی توان در ذیل نوع هزینه "چاپ مقالات"، هزینه تهیه مقاطع میکروسکوپی را به عنوان شرح سند درج نمود.

«گروه امتیاز» و «نوع امتیاز» :

به طور خلاصه، می بایست شرح سند که توسط عضو محترم هیأت علمی درمحل مربوطه نوشته می شود با نوع هزینه انتخاب شده از لیست انواع هزینه در پنجره مربوطه در سامانه گلستان و همچنین سند/اسناد بارگذاری شده با هم مطابقت داشته باشند.

سقف مجاز تسویه گرنت از محل خوداظهاری، هر سال مبلغی ثابت و مشخص است که در فرم مربوطه درج می شود؛ به نظر می رسد برخی از اعضای محترم هیأت علمی علیرغم موجودی گرنت، فرم خوداظهاری خود را فقط معادل۴۰ درصد گرنت خود تکمیل و ارسال نموده اند. به منظور اجتناب از ارسال مجدد فرم تکمیلی خوداظهاری، لازم است اطلاع رسانی کافی در این زمینه صورت پذیرد.

در تأیید هزینه مربوط به طرح های درون دانشگاهی، حتماً به مستندات پیوست و تاریخ نامه تسویه طرح توجه شود که خارج از بازه مجاز نباشد. تسویه هزینه طرح درون دانشگاهی که نامه تسویه آن مربوط به سال ۹۶ یا ۹۷ می باشد، از محل گرنت ۱۴۰۰ و ۱۴۰۱ امکانپذیر نیست.

برای دریافت هزینه چاپ مقالات، بارگذاری صفحه اول مقاله چاپ شده همراه با سند معتبر هزینه الزامی است.

خواهشمند است عاملین محترم مالی دانشکده ها، مطابق با فایل راهنمای پیوست ذیل، در تهیه و ارسال پرینت گزارش ۱۶۴۲ سامانه گلستان به موارد ذیل توجه نمایند:

مرحله گردش کار: حتماً کد ۵۱۲ (تأیید رئیس دانشکده) انتخاب گردد. اسنادی که با تأیید رئیس محترم دانشکده، چرخه بررسی آنها به پایان رسیده است.

رعایت بازه زمانی: به منظور اجتناب از ارسال اسناد تکراری، پرینت گزارش ۱۶۴۲ به طور منظم و در بازه های زمانی یک یا دو ماهه، به معاونت پژوهش دانشگاه ارسال گردد.

در صفحه فیلتر اطلاعات در کادر« تاریخ ارسال درخواست» محدوده زمانی مورد نظر ثبت شود. به طور مثال، چنانچه عامل محترم مالی در پایان شهریور ماه اقدام به ارسال پرینت گزارش ۱۶۴۲ می نماید، با احتساب بازه دو ماهه، در کادر«تاریخ ارسال درخواست» بازه زمانی را از ۱۴۰۲/۰۵/۰۱ تا ۱۴۰۲/۰۶/۳۱ ثبت می نماید( البته مشروط به اینکه سندهای قبلی خود را تا پایان ۱۴۰۲/۰۴/۳۱ارسال نموده باشد)؛ به این ترتیب اسنادی که در این بازه زمانی به تأیید رئیس محترم دانشکده رسیده اند، در پرینت مشاهده خواهند شد. این بازه زمانی نزد عامل محترم مالی محفوظ می ماند و در مرحله بعدی ارسال پرینت، به منظور اجتناب از ارسال اسناد تکراری مرحله قبل، در بخش تاریخ ارسال درخواست، بازه زمانی بعدی، از ۱۴۰۲/۰۷/۰۱ تا ۱۴۰۲/۰۸/۳۰ درج می شود.

*( در صفحه فیلتر اطلاعات گزارش ۱۶۴۲ ثبت تاریخ، به شکل فوق نمایش داده می شود.)

کادر مقابل « مرحله جاری» فاقد هر گونه عدد باشد.

چنانچه هدف از گزارش گیری، تسویه گرنت ۱۴۰۰ باشد، در کادرهای مربوطه، کدهای ۱۰ و ۷ درج شود.

چنانچه هدف از گزارش گیری، تسویه گرنت ۱۴۰۱ باشد، در کادر های مربوطه، کدهای ۱۸ و ۱ ثبت شود.

کد دانشکده مورد نظر نیز ثبت گردد.

پرینت گزارش ۱۶۴۲، سند مالی تلقی شده و امضای آن توسط عامل مالی و رئیس دانشکده الزامی است.

ارسال فیزیکی یک نسخه از قرارداد گرنت هر یک از اعضای هیأت علمی همراه با پرینت گزارش ۱۶۴۲ الزامی است.

در مواردی که سند هزینه مربوط به خرید تجهیزات اموالی باشد، ارسال فیزیکی یک نسخه از قبض انبار نیز همراه با پرینت گزارش۱۶۴۲ الزامی است.

انتظار می رود عاملین محترم مالی، ضمن توجه به اعتبار اسناد هزینه بارگذاری شده در سامانه گلستان، در بازه های زمانی منظم یک / دو ماهه و رعایت نکات ذکر شده، نسبت به ارسال پرینت گزارش ۱۶۴۲ همراه با سایر مستندات یاد شده، به کارشناس مالی معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه، اقدام نمایند.

جهت مشاهده فایل های راهنما در لیست ذیل کلیک فرمایید .

۱. فرآیند خربد تجهیزات اموالی از محل گرنت
۲.دسته بندی هزینه
۳. چرخه بررسی انواع هزینه کرد در سامانه گلستان
۴. مستندات لازم برای تسویه انواع هزینه کرد از محل خدمت

دفعات مشاهده: 841 بار | دفعات چاپ: 98 بار | دفعات ارسال به دیگران: 0 بار | 0 نظر